Numéro de déclaration d'activité (NDA) : le guide 2026

La toute première question que se pose un futur organisme de formation n'est pas « comment obtenir Qualiopi » mais « comment obtenir mon numéro ». Ce numéro, c'est le numéro de déclaration d'activité (NDA) : sans lui, vous n'existez pas administrativement en tant qu'organisme de formation, et vous ne pouvez pas figurer légalement sur une convention de formation professionnelle. Pourtant, c'est aussi l'un des points les plus mal compris du secteur — confondu avec Qualiopi, avec le SIRET, ou avec une hypothétique « autorisation » de l'État qui n'existe pas sous cette forme.

Le NDA n'est ni un agrément, ni un label, ni une garantie de qualité. C'est une déclaration : vous informez l'administration que vous exercez une activité de formation, et celle-ci vous délivre un numéro d'enregistrement en échange d'un dossier conforme. Cette nuance a des conséquences très concrètes sur les délais, les pièces à fournir, ce que vous avez le droit de faire avec ce numéro… et surtout sur ce qui peut vous le faire perdre.

Ce guide reprend tout, dans l'ordre où vous en avez besoin : la définition exacte et le cadre juridique, qui est réellement concerné, la procédure pas à pas auprès de la DREETS, les pièces justificatives, le format du numéro et où le retrouver, les obligations qui suivent (bilan pédagogique et financier, mentions obligatoires, caducité), et les cas particuliers que les guides classiques évitent : refus, caducité, perte, vérification d'un NDA tiers et fiscalité. L'objectif : que vous sachiez exactement quoi faire, dans quel délai, et à quel coût.

01Le NDA en 2026 : définition et cadre juridique

Le numéro de déclaration d'activité est le numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité qu'un formateur ou un organisme de formation obtient après avoir déclaré son activité auprès de la DREETS de sa région — la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (appelée DRIEETS en Île-de-France, DEETS dans les territoires d'outre-mer). Concrètement, c'est le service régional de contrôle (SRC) de cette administration qui instruit le dossier et délivre, au nom du préfet de région, un récépissé comportant ce numéro.

Le fondement juridique est l'article L.6351-1 du Code du travail et les articles suivants, complétés par la partie réglementaire (articles R.6351-1 à R.6351-21). Ces textes posent le principe : toute personne qui réalise des prestations relevant de la formation professionnelle doit déposer une déclaration d'activité. L'enregistrement de cette déclaration donne lieu à l'attribution d'un numéro, qui devra ensuite figurer sur les documents contractuels de l'organisme. Ce socle a été récemment retouché : le décret n°2025-728 du 29 juillet 2025 a modifié la liste des pièces justificatives à joindre au dossier, signe que la formalité continue d'évoluer et qu'il faut toujours se référer à la version en vigueur au moment de sa demande.

Cette logique déclarative explique un point qui surprend souvent : tant que le récépissé n'est pas délivré, l'organisme est « réputé déclaré » et peut déjà exercer. Autrement dit, vous n'attendez pas un feu vert pour commencer : vous déclarez, et vous êtes considéré comme en règle dès le dépôt d'un dossier complet, sous réserve d'une éventuelle décision de refus. C'est une différence de nature majeure avec les régimes d'autorisation préalable.

À quoi sert ce numéro au quotidien ? Il conditionne trois choses. D'abord, la légalité même de votre activité de formation : sans déclaration, vous ne pouvez pas conclure valablement de conventions de formation professionnelle. Ensuite, l'accès aux financements : aucun financeur (OPCO, France Travail, Région, Caisse des dépôts pour le CPF) ne prend en charge une action de formation dispensée par un organisme non déclaré. Enfin, la crédibilité vis-à-vis de vos clients : le NDA affiché sur vos devis et conventions est le premier signal que vous êtes un acteur régulier du secteur. Si vous êtes en train de monter votre structure, l'obtention du NDA est une étape à intégrer dès le départ dans votre plan de création d'un organisme de formation, aux côtés de l'immatriculation et de la première convention.

02NDA ≠ Qualiopi : ne plus jamais confondre

C'est la confusion numéro un, y compris chez des professionnels déjà installés. Résumons-la en une phrase : le NDA vous autorise à exister et à exercer comme organisme de formation ; Qualiopi vous autorise à faire financer vos formations par des fonds publics et mutualisés. Ce sont deux dispositifs différents, portés par des acteurs différents, avec des logiques opposées.

Le NDA est une déclaration administrative auprès de la DREETS : gratuite, sans audit, obtenue sur dossier. Qualiopi est une certification qualité délivrée à l'issue d'un audit mené par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC, payante, valable trois ans et soumise à des audits de surveillance et de renouvellement. Le NDA vérifie que vous avez déclaré ; Qualiopi vérifie comment vous travaillez, à travers 7 critères et 32 indicateurs. Pour comprendre en détail ce que recouvre cette certification, notre guide des 32 indicateurs Qualiopi expliqués décortique chaque exigence.

La conséquence pratique la plus importante : on obtient toujours le NDA avant Qualiopi, jamais l'inverse. Un certificateur ne peut pas vous auditer sur un périmètre d'activité que vous n'avez pas déclaré, et plusieurs indicateurs Qualiopi s'appuient sur des documents (convention, mentions obligatoires) qui supposent l'existence du numéro. À l'inverse, un organisme peut parfaitement se contenter de son NDA sans jamais viser Qualiopi : c'est le cas s'il ne travaille que sur des financements directs — entreprises payant sur leurs fonds propres, particuliers réglant eux-mêmes — sans jamais mobiliser le CPF, un OPCO, France Travail ou une Région.

03Qui doit déclarer son activité (et qui n'a pas à le faire)

La règle est large : la déclaration d'activité est obligatoire dès lors qu'une personne, physique ou morale, exerce au moins une des actions concourant au développement des compétences, que ce soit à titre principal (l'activité qui génère le plus de chiffre d'affaires) ou simplement à titre accessoire. Autrement dit, un consultant qui fait 80 % de conseil et 20 % de formation doit malgré tout déclarer son activité de formation.

Les activités qui déclenchent l'obligation

Le champ couvre principalement les actions de formation, les bilans de compétences et les actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience (VAE). Les centres de formation d'apprentis (CFA) sont eux aussi tenus d'effectuer cette déclaration d'activité. Dès que votre prestation relève de l'une de ces catégories et s'adresse à un public dans un cadre professionnel, vous entrez dans le champ de l'obligation.

Les cas qui n'y sont pas soumis

À l'inverse, certaines situations ne relèvent pas de la formation professionnelle et n'imposent donc aucune déclaration. L'administration cite des exemples parlants : un étudiant ou un professeur qui donne des cours du soir d'anglais à des élèves ou à des adultes, un agriculteur qui initie des jardiniers amateurs à la permaculture, ou un graphiste qui donne des cours de dessin à des particuliers, n'ont pas à déclarer leur activité. La ligne de partage tient à la nature de la prestation : s'agit-il d'une action structurée de développement des compétences à visée professionnelle, ou d'un simple loisir / cours particulier ?

Le prérequis souvent oublié : être immatriculé et avoir une première convention

Avant même de pouvoir déposer sa déclaration, le formateur ou l'organisme doit remplir deux conditions préalables. D'une part, être immatriculé en tant qu'entreprise — inscription au Registre national des entreprises (RNE) via le Guichet des formalités des entreprises, et possession d'un numéro SIREN. D'autre part, détenir au moins une convention ou un contrat de formation signé par les deux parties : l'organisme (le prestataire) et le souscripteur (le client ou le bénéficiaire). C'est cette première convention ou ce premier contrat qui « déclenche » l'obligation et le compte à rebours du délai de déclaration.

Ce point a une conséquence stratégique : vous ne pouvez pas déclarer votre activité « à vide », en amont de toute vente. Il faut d'abord vendre et signer une première prestation, puis déclarer. C'est pourquoi la rédaction d'une convention de formation professionnelle conforme est l'une des toutes premières briques à poser : sans elle, pas de déclaration possible, et donc pas de NDA.

Un dernier cas mérite d'être clarifié, car il génère beaucoup de questions : celui des organismes dont le siège social est situé hors de France mais qui exercent une activité de formation sur le territoire français. La réglementation prévoit qu'ils désignent un représentant domicilié en France, habilité à répondre en leur nom aux obligations légales et lui-même immatriculé ou déclaré. Autrement dit, l'obligation de déclaration ne s'efface pas parce que la structure est étrangère : elle est simplement portée par un représentant local. Pour la grande majorité des lecteurs — formateurs indépendants, petites structures françaises — ce cas ne se posera pas, mais il illustre la logique territoriale du dispositif : c'est le lieu d'exercice de l'activité, et non uniquement le siège, qui compte.

04Obtenir son NDA étape par étape

La procédure est aujourd'hui entièrement dématérialisée. Voici le déroulé complet, du prérequis jusqu'à la réception du numéro.

1. Immatriculer l'entreprise — Créer votre structure (micro-entreprise, entreprise individuelle ou société) au Guichet des formalités des entreprises et obtenir votre numéro SIREN/SIRET. C'est le socle : sans numéro d'identification, aucune déclaration n'est recevable.
2. Signer la première convention ou le premier contrat de formation — La déclaration ne peut se faire qu'à partir d'un premier engagement contractuel réel avec un client. Conservez ce document : il fait partie des pièces à fournir.
3. Créer son compte et accéder à la démarche en ligne — La déclaration s'effectue en ligne, via le portail « Mon Activité Formation » et l'espace de démarches emploi/formation professionnelle de l'État. L'accès passe par un compte dédié (de type EFP Connect) permettant l'authentification.
4. Remplir le formulaire de déclaration d'activité — Renseigner l'identité de l'organisme, le SIREN, la nature des activités exercées (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage), et téléverser les pièces justificatives.
5. Déposer le dossier dans le délai légal — La déclaration doit être déposée au plus tard dans les trois mois suivant la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation. Ce délai est impératif.
6. Laisser la DREETS instruire — Le service régional de contrôle dispose de deux mois à compter de la réception du dossier complet pour répondre. Passé ce délai, le silence de l'administration vaut enregistrement de la déclaration.
7. Recevoir le récépissé et le numéro — Si le dossier satisfait aux conditions, la DREETS délivre un récépissé comportant le numéro d'enregistrement : votre NDA. Jusqu'à ce récépissé (ou une notification de refus), vous êtes « réputé déclaré ».

Combien de temps, réellement, selon les régions ?

Le cadre juridique fixe un plafond clair : deux mois d'instruction après réception du dossier complet, le silence valant acceptation. En pratique, le délai réel varie d'une région à l'autre et d'une période à l'autre, en fonction de la charge du service régional de contrôle. Certaines DREETS traitent les dossiers complets en quelques semaines ; d'autres, plus sollicitées, s'approchent davantage du plafond légal. Deux facteurs accélèrent nettement les choses : un dossier complet et cohérent dès le dépôt (pour éviter l'échange de pièces et le délai de 12 jours), et une première convention sans ambiguïté sur la nature « formation professionnelle » de la prestation.

Bonne nouvelle pour la trésorerie : comme vous êtes « réputé déclaré » dès le dépôt d'un dossier complet, vous n'êtes pas paralysé pendant l'instruction. Vous pouvez continuer à exercer. En revanche, tant que le numéro n'est pas attribué, vous ne pouvez pas encore le faire figurer sur vos documents, ni engager une démarche Qualiopi qui suppose un NDA délivré.

05Les pièces justificatives à fournir

La composition du dossier a été revue par le décret n°2025-728 du 29 juillet 2025 : vérifiez toujours la liste en vigueur au moment de votre demande, car c'est le point le plus susceptible d'évoluer. Dans les grandes lignes, la déclaration doit être accompagnée des éléments suivants.

Le socle commun

• La copie du justificatif d'attribution du numéro SIREN, ou le justificatif d'immatriculation de l'entreprise au Registre national des entreprises (RNE).
• Le bulletin n°3 du casier judiciaire — celui du dirigeant pour les personnes morales, celui du déclarant pour les personnes physiques.
• La copie de la première convention de formation professionnelle relative à une action concourant au développement des compétences, ou du premier contrat de formation, ou, le cas échéant, du contrat d'apprentissage lorsque l'entreprise dispose d'un CFA d'entreprise.
• La liste des personnes qui interviennent dans la réalisation de l'action, avec la mention de leurs titres et qualités, la pertinence entre ces titres et qualités et la prestation réalisée, et le lien contractuel qui les lie à l'organisme.
• Une pièce d'identité : copie de la carte nationale d'identité en cours de validité du déclarant (personnes physiques) ou du dirigeant (personnes morales), ou un justificatif d'identité numérique certifié par l'État.

La spécificité micro-entrepreneur

Les micro-entrepreneurs fournissent des pièces adaptées à leur statut. Depuis les évolutions réglementaires récentes, ils doivent notamment joindre une courte présentation de leur activité selon un modèle fixé par arrêté (l'arrêté du 24 novembre 2025 précise le modèle de présentation de l'activité du micro-entrepreneur en tant qu'organisme de formation). L'idée est de compenser, pour ces structures très légères, l'absence de certains documents propres aux sociétés.

Un dernier réflexe utile : conservez l'ensemble de ces pièces dans un dossier numérique unique, daté et versionné. Vous en aurez besoin non seulement pour la déclaration initiale, mais aussi lors d'éventuels contrôles, d'une redéclaration après caducité, ou d'un audit Qualiopi. C'est aussi l'occasion de mettre en place, dès le départ, une bonne hygiène documentaire : notre article sur la façon de dématérialiser les documents d'un organisme de formation détaille comment centraliser ces preuves pour ne plus jamais les chercher.

06Format du numéro et où le retrouver

Une fois attribué, le NDA prend la forme d'un identifiant à onze caractères. Sa structure suit une logique géographique : les deux premiers chiffres correspondent au numéro de la région dans laquelle la déclaration a été enregistrée, suivis d'une séquence propre à votre organisme. Ce format permet de rattacher immédiatement un organisme à la DREETS qui l'a enregistré.

La mention obligatoire sur vos documents

Le numéro n'est pas un simple identifiant interne : la réglementation impose de le faire figurer sur vos documents contractuels. À l'exception de la toute première convention (celle qui a servi à la déclaration), le prestataire doit faire apparaître le numéro d'enregistrement sur les conventions et, en l'absence de convention, sur les bons de commande, devis, factures ou contrats de formation, sous une forme normalisée :

Où retrouver son propre NDA

Trois sources fiables si vous avez égaré votre numéro :

• Le récépissé de déclaration délivré par la DREETS : c'est le document officiel qui porte le numéro. Gardez-le précieusement, en version numérique et papier.
• Votre espace en ligne « Mon Activité Formation » : votre numéro y est rattaché à votre compte et à votre SIRET.
• La liste publique des organismes de formation : diffusée par les services de l'État à partir des déclarations et des bilans pédagogiques et financiers, elle recense les organismes déclarés. Vous pouvez y retrouver votre organisme (et son numéro) à partir de votre raison sociale ou de votre SIRET.

Attention à ne pas confondre les identifiants qui circulent dans le secteur : le SIREN/SIRET identifie votre entreprise auprès de l'INSEE, l'UAI peut concerner certains établissements, et le NDA est propre à votre statut d'organisme de formation. Sur une convention, ces numéros coexistent souvent : c'est normal, ils ne renvoient pas à la même chose.

07Après le NDA : BPF, mentions et obligations

Obtenir le NDA n'est pas une fin, c'est un point de départ. Le statut d'organisme de formation s'accompagne d'obligations continues, dont le non-respect peut vous coûter le numéro lui-même.

Le bilan pédagogique et financier (BPF), pilier de la survie du NDA

Chaque année, tout organisme déclaré doit établir et transmettre un bilan pédagogique et financier (BPF) retraçant son activité de formation de l'année précédente. Ce bilan est obligatoire quel que soit le statut juridique, que l'activité soit exercée à titre principal ou accessoire, à titre individuel ou non — et même, dans certains cas, lorsque l'activité a été nulle. Le BPF se rédige et se dépose en ligne, sur le portail dédié (« Mon Activité Formation » / l'espace de démarches emploi et formation professionnelle), l'envoi papier n'étant admis qu'à titre exceptionnel en cas d'impossibilité d'accès à la démarche en ligne.

Les mentions et documents contractuels

Au-delà de la mention du numéro évoquée plus haut, l'organisme doit tenir à jour un ensemble de documents : conventions ou contrats de formation conformes, programmes, feuilles d'émargement, attestations. La rigueur documentaire n'est pas qu'une contrainte administrative : c'est aussi ce qui vous protège en cas de contrôle et ce qui alimente votre pilotage. Sur ce point, mettre en place un tableau de bord de pilotage dès la première année vous permet de suivre vos indicateurs (heures, stagiaires, chiffre d'affaires) qui serviront directement à remplir votre BPF sans stress.

Les autres obligations qui découlent du statut

• Respect du formalisme contractuel : mentions obligatoires sur les conventions et contrats, information des stagiaires, règlement intérieur.
• Protection des données : dès que vous gérez des dossiers stagiaires, vous manipulez des données personnelles. Le RGPD appliqué aux organismes de formation impose des règles précises de conservation et de sécurité.
• Traçabilité financière : conservation des pièces comptables, notamment si vous mobilisez des financements. En cas de retard de paiement d'un financeur, savoir mener une relance OPCO efficace fait partie de la gestion courante.
• Tenue à disposition de l'administration : certains documents (contrats d'apprentissage, pièces relatives aux intervenants) doivent pouvoir être présentés sur demande du service de contrôle.

08Refus, caducité, perte : que faire

C'est le grand angle mort des guides classiques, qui s'arrêtent souvent à l'obtention du numéro. Or trois situations peuvent vous priver de votre NDA — et chacune appelle une réponse précise.

La caducité : le piège le plus courant

Votre déclaration devient caduque dans deux cas : si le bilan pédagogique et financier n'a pas été transmis dans les délais, ou s'il ne fait apparaître aucune activité de formation. Concrètement, un organisme qui « oublie » son BPF, ou qui déclare une année entièrement blanche, perd la validité de sa déclaration.

Les conséquences sont immédiates et lourdes, particulièrement pour les organismes présents sur le CPF : vous n'avez plus le droit d'organiser d'actions de formation ; dans l'écosystème EDOF / Mon Compte Formation, votre offre n'est plus visible, vous ne recevez plus de nouvelles demandes d'inscription et vous ne pouvez plus mettre à jour votre catalogue. Vous pouvez généralement continuer à gérer les dossiers déjà validés avant la caducité, mais l'activité nouvelle est gelée.

Le refus d'enregistrement

La DREETS peut refuser d'enregistrer une déclaration lorsque les conditions ne sont pas réunies : dossier non conforme, activité ne relevant pas de la formation professionnelle, pièces manquantes non régularisées, ou motif tenant à l'honorabilité. Le refus fait l'objet d'une décision motivée notifiée au déclarant. Deux voies s'ouvrent alors : corriger les points en cause et redéposer un dossier conforme, ou contester la décision par les voies de recours de droit commun. Dans la plupart des cas, un refus tient à un dossier incomplet ou à une prestation mal qualifiée : reprendre la première convention pour clarifier son objet « formation professionnelle » suffit souvent à débloquer la situation.

La perte ou l'oubli du numéro

La perte physique du récépissé n'entraîne aucune perte de droits : le numéro reste valide tant que vos obligations (BPF) sont respectées. Il suffit de le retrouver via votre espace en ligne, votre récépissé numérique ou la liste publique des organismes (voir section 6). Si vous ne le retrouvez nulle part, rapprochez-vous de votre DREETS.

09Vérifier la validité d'un NDA tiers

Autre sujet peu traité et pourtant crucial : comment s'assurer qu'un prestataire, un sous-traitant ou un partenaire affiche bien un NDA réel et actif ? La question se pose dans trois contextes : quand vous sous-traitez une partie de vos formations, quand une entreprise vérifie l'éligibilité d'un organisme avant de lui confier un budget formation, et quand un financeur contrôle la chaîne des intervenants.

La bonne méthode

• Consulter la liste publique des organismes de formation : c'est la source de référence. Diffusée par les services de l'État à partir des déclarations et des bilans pédagogiques et financiers, elle permet de retrouver un organisme par sa raison sociale ou son SIRET, et d'en vérifier le statut.
• Recouper le SIRET et la raison sociale : un NDA seul ne suffit pas. Assurez-vous que le numéro correspond bien à l'entité qui contractualise avec vous, et non à une société sœur ou à une ancienne structure.
• Demander le récépissé de déclaration : un organisme sérieux vous le transmettra sans difficulté. Un refus ou des atermoiements sont un signal d'alerte.
• Vérifier la cohérence temporelle : un NDA récent alors que l'organisme se présente comme « expérimenté depuis dix ans », ou l'absence de l'organisme sur la liste publique, méritent des questions.

Pour un organisme qui recourt à la sous-traitance pédagogique, cette vérification n'est pas optionnelle : elle rejoint directement les exigences de la certification qualité, qui impose de sélectionner, contractualiser et évaluer ses sous-traitants. Intégrer un contrôle systématique du NDA (et de Qualiopi le cas échéant) dans votre processus de sélection vous évite de mauvaises surprises en audit comme en contrôle financeur. Là encore, l'outillage aide : plusieurs cas d'usage de l'IA en organisme de formation montrent comment automatiser ces vérifications et le suivi des pièces des partenaires.

10Coûts, fiscalité et exonération de TVA

Dernier bloc souvent négligé : que coûte, fiscalement, le statut d'organisme de formation ?

La déclaration d'activité est gratuite

Première certitude : obtenir son NDA ne coûte rien. La déclaration d'activité auprès de la DREETS ne donne lieu à aucune redevance. Les seuls coûts liés au lancement sont ceux de la création de l'entreprise (variables selon la forme juridique) et, si vous visez les financements publics, ceux de la certification Qualiopi — qui, elle, est payante puisqu'elle repose sur la prestation d'un organisme certificateur.

L'exonération de TVA : une démarche à part

Les organismes privés de formation professionnelle continue peuvent bénéficier d'une exonération de TVA sur leurs prestations de formation, sur le fondement du Code général des impôts. Mais attention : cette exonération n'est pas automatique et ne découle pas mécaniquement du NDA. Elle s'obtient sur demande, via une attestation délivrée par la DREETS (au moyen d'un formulaire fiscal dédié), qui reconnaît que l'activité entre dans le cadre de la formation professionnelle continue exonérée.

Les autres impacts fiscaux et sociaux

Le statut d'organisme de formation n'exonère d'aucune autre obligation fiscale ou sociale de droit commun : impôt sur les bénéfices, cotisations sociales, obligations comptables restent celles de votre forme juridique. En revanche, il ouvre des droits — notamment l'accès aux marchés financés — qui justifient largement la formalité. L'essentiel est de ne pas confondre les plans : le NDA relève du Code du travail et de la DREETS ; l'exonération de TVA relève du Code général des impôts et de l'administration fiscale, même si elle transite par une attestation de la DREETS. Deux démarches, deux logiques.

L'équipe OF Système

Rédaction · Experts formation

OF Système accompagne les organismes de formation, formateurs et CFA avec 57 services IA pour la conformité Qualiopi, le financement, l'ingénierie pédagogique et la gestion administrative. Nos contenus sont rédigés par nos agents experts du secteur.